国家土地管理办公室

关于印发国家土地管理局

文书立卷、归档办法和案卷类目的通知

[1988]国土[办秘]字第5号

各省、自治区、直辖市土地(国土)管理局(厅)，局机关各司、规划院：

    为了加强机关档案管理，统一文书立卷归档办法和卷宗类目，提高工作质量和效率，逐步做到土地管理档案的规范化、标准化。根据中共中央、国务院关于统一管理党政档案和文电合一立卷归档的规定，制订了《国家土地管理局文书立卷归档办法》和《国家土地管理局档案案卷类目》，现印发给你们，请参照执行，并将试行中的问题和意见及时告诉我们。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一九八八年二月三日

第一章    总    则

    第一条　  为了集中统一管理机关档案，统一文书立卷归档办法，提高立卷归档工作的质量和效率，有利于土地管理档案的规范化、标准化。根据中共中央、国务院关于统一管理党政档案和文电合一立卷归档的规定，特制订本办法。

    第二条    文书立卷归档工作是档案工作的基础，是机关工作的组成部分，是文书处理部门和业务部门的基本任务之一，是为党和国家积累档案史料的基础工作。各级土地管理部门要认真抓好本单位的文书处理工作。

    第三条    文书处理部门和业务部门要密切配合，根据本办法做好文本立卷归档工作，并列入部门职责范围和干部考核。晋升条件。

    第四条    文书处理部门和业务部门负责本部门在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，以及上下级机关、平级机关针对本机关业务的文件材料的收集、立卷、归档工作。

第二章    文件材料的归档范围

    第一条    凡是反映本机关工作活动，具有参考利用价值的文件材料(包括公文、电报、簿册、图表、照片、书信、录音、录像带、会议记录、电话记录、出版物原稿等)均属归档范围。具体有以下几个方面：

    一、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

    二、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的，非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

    三、党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料。

    四、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

    五、上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。

    六、人民代表提案的答复。

    七、本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议文件。

    八、本机关颁发的(包括转发及其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

    九、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。

    十、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。

    十一、反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料。

    十二、本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料。

    十三、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料 (包括计算机盘片等)。

    十四、本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。

    十五、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

    十六、内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。

    十七、机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。

    十八、本机关及本机关批准的有关解决地界纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。

    十九、本机关成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。

    二十、本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料。

    二十一、本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。

    二十二、本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤等工作及干部奖惩等文件材料。

    二十三、本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。

    二十四、本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

　　二十五、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。

    二十六、本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

    二十七、本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。

    二十八、各种普查工作中形成的文件材料。

    二十九、按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

    三十、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。

    三十一、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

    三十二、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

    三十三、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。

    三十四、直属单位报送的重要的科技文件材料。

    三十五、下级机关报送的法规性备案文件。

    第二条  不归档的文件材料的范围。

    一、上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

    二、上级机关发来供工作参考的抄件。

    三、上级机关征求意见未定稿的文件。

    四、重份文件。

    五、无参考利用价值的事务性、临时性文件。

    六、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

    七、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

    八、无特殊保存价值的信函，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。

    九、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

    十、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。

    十一、为参考目的从各方面收集的文件材料。

    十二、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

    十三、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

    十四、下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料。

    十五、越级抄送的一般的、不需要贯彻执行和无参考价值文件材料。

    十六、下级机关抄报备案的一般性文件材料。

第三章  文书立卷办法

　　第一条  　文书立卷工作包括分类、鉴定、组合、编目等程序。

    第二条 　 分类

    1、制订当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目，做好平时文件收集、分类工作。

    2、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

    3、分级别。将文件按其作者之间的联系分成上、本、下级。对有紧密联系的文件，如上级的批复、下级的请示等应与本级文件放在一起。

    4、分机构。将文件按其生产或承办部门分开。

    5、分问题。按文件内容反映的问题分开。

    6、分限期。根据《文书档案保管期限表》的规定，将文件按不同的保管期限分开。

    第三条 　 鉴定

    对文件材料要进行分门别类，按档案保管期限分永久、长期、短期三种分别立卷。鉴定的原则是：

    1、对土地管理有长远利用价值的档案永久保存。

    2、对土地管理在较长期内有利用价值的档案应长期保存。

    3、对土地管理在一定时期内有利用价值的档案应短期保存。

　  4、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长保存。

    5、不同保管期限的文件材料，分别立卷。

    第四条　  组合

    将经过分类、鉴定的文件，按一定形式组合起来，组合的基本要求是：

    1、组合应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。

    2、文件一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复，转发文件与原件、正件与附件、印件与定稿、多种文字形成的同一文件应组合在一起，不得分开。

    3、会议文件，应根据文件多少，可以一会一卷、一会多卷。

    4、统计、报表、名册等文件，一般同一种格式、名称或同一地区的组一卷或数卷。

    5、案件材料，可移案一件或一案数卷。

    6、人民来信，可按来信所反映的问题或信件作者或信件的处理形式组合。

    7、土地管理工作中形式的图纸、图表和说明，可一个项目一卷或数卷。

    8、简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

    9、特殊性文件材料可根据具体情况进行组合。

    第五条 　 编目

    将经过组合以后的文件，进行系统排列和编目。

    1、卷内文件排列，一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，原件在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后，其他文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。

    2、跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有原文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案立卷。

    3、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页文件正面的右下角填写页号，在左上角加盖档号章，并逐项填写清楚。图表和声像器材等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

    4、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化，没有题名或题名无实质内容的应拟写题名；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

    5、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。要用特制盒存放，在盒盖上注明案卷封面的各项。

    6、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

    7、案卷封皮。应逐项按规定填写清楚，案卷标题要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。“卷号”用黑铅笔填写。

    8、案卷目录和卷内文件目录要打印一式五份。除一份留存外，其余交档案部门。

    9、装订案卷要求：

    (1)装订前要拆除文件材料上的各种金属物。

    (2)对无装订线或装订线外有领导批示与修改字迹的文件，要加贴1.5厘米宽的纸条。

    (3)对于大于十六开的文件材料、图纸要按十六开自右往左、自下而上折叠，以便装订和展阅。

    (4)对于小于十六开的需立卷的领导批条，要贴在十六开的白纸上。

    (5)对于精装成册的附件不拆，大于十六开的照片、底片单独存放，用大袋子装好附在卷后，在袋上注明是X年X月X号卷的附件。在目录上注明放在何处。

    第四章    归    档

    第一条    归档的文件材料必须齐全完整。

    第二条    各职能部门文件材料的归档必须一年一归档，于第二年上半年连同“案卷目录”，“卷内文件目录”向档案部门移交。

    第三条    各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的，永久保存的文件归档应一式二份。

    第四条    本办法自印发之日起试行。

国家土地管理局土地管理

档案立卷类目

一、综    合

案卷号    案卷题

  1    中共中央文件

  2    中央办公厅文件

  3    中央各部委文件

  4    国务院文件

  5    国务院办公厅文件

  6    国务院各部委文件

  7    北京市委文件

  8    北京市政府文件

  9    中央书记处《情况通报》

  10   中办通报

  11

  12   局党组会议记录，纪要

  13   局务会议记录

  14   局务会议纪要

  15   局长办公会议记录

  16 　局长办公会议纪要

　17   机关党委、纪检文件

　18   土地管理情况

  19   土地信息

  20    内部通报

  21    土地管理动态

  22    电话记录

  23    值班登记

  24    办公室年度工作计划、总结等文件

  25    财务预决算

  26    财务工作的请示、报告等文件

  27    会计报表

  28    会计总账 

29    计划物资文件

  30    信访文件

  31    重要信访案件处理

  32    行政管理文件

  33    人事工作的计划、总结文件

  34    干部任免文件

  35    劳资文件

  36    干部考核文件

  37    干部、职工质量统计报表

  38

二、地籍管理

案卷号    案卷标题

  39    年度工作计划、总结等文件

  40    土地调查文件

  41    土地统计文件

  42    土地定级文件

案卷号    案卷标题

  43    土地登记文件

  44    权属管理和纠纷文件

  45    地籍管理文件

  46    技术规程、规定文件

  47    土地资源专业组文件

  48    土地资源调查办公室文件

  49    各部、委针对地籍管理文件

  50    各省、自治区、直辖市关于地籍管理文件

三、土地利用规划

案卷号    案卷标题

  51    年度工作计划、总结等文件

  52    土地利用总体规划

  53    中期土地利用计划

  54    年度土地利用计划

  55    土地开发管理文件

四、建设用地管理

案卷号    案卷标题

  56    年度工作计划、总结等文件

  57    项目用地审查报批文件

  58    城乡建设用地管理文件

  59    外商投资企业用地管理文件

案卷号    案卷标题

  60    土地使用权有偿出让和转让文件

  61    建设项目用地定额指标的制订文件

  62    风景名胜区土地管理的立法文件

五、土地监督检察

案卷号    案卷标题

  63    年度工作计划、总结等文件

  64    违法占地案件查处文件

  65    土地监察条例、法规文件

  66    非农业建设用地清查文件

  67    土地监督检察试点文件

六、政策法规

案卷号    案卷标题

  68    年度工作计划、总结等文件

  69    土地管理的方针、政策性文件

  70    土地管理的法律、法规性文件

  71   《调查与探索》

  72    其他

七、科技宣传教育

案卷号    案卷标题

  73    年度工作计划、总结等文件

  74    科研项目、科技计划、规则

案卷号    案卷标题

  75    科技推广、科技成果

  76    对外交流、科技合作

  77    新技术引进

  78    土地管理宣传

  78    土地管理教育

  79—1    成人教育

  79—2    普通教育

  79—3    综  合

  80    　土地管理外事

  80—1    出国类

  80—2    接待类

  80—3    综合类