温州市档案局关于印发《温州市电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的通知（温市档〔2010〕65号）

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发布日期：2010-09-28 00:00:00 浏览次数:

温州市档案局关于印发

《温州市电子文件和数字档案登记备份

工作实施方案》的通知

温市档〔2010〕65号

各县（市、区）档案局、市直属各单位档案室：

根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知（厅字〔2009〕36号）、《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）和《温州市委办公室、市政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》（温委办发〔2010〕103号）精神，我们制定了《温州市电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》，现印发给你们。请各单位结合实际贯彻落实，制订本单位电子文件和数字档案登记备份工作的实施细则和具体工作计划，尽早启动档案登记备份工作，确保这项工作任务的顺利完成。

二○一○年九月二十五号

温州市电子文件和数字档案

登记备份工作实施方案

为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（厅字〔2009〕39号）、《中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）、《浙江省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》（浙档发〔2010〕12号）以下简称《通知》和《市委市政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》（温委办发〔2010〕103号），全面推进全市电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）的顺利实施，特制定本实施方案。

一、总体要求

深入贯彻落实科学发展观，认真执行档案法律法规及《电子文件管理暂行办法》要求，根据真实性、完整性、安全性和可用性的要求，按照统一规划、分级管理，突出重点、统筹推进，安全保密、有效利用的原则，全面推进电子文件和数字档案登记备份工作，建立新形势下的档案安全保障体系和信息服务体系，着力提升档案工作服务大局、服务社会、服务现实的能力。

二、目标任务

（一）2010-2015年总体任务

1、市、县两级国家综合档案馆建立电子文件和数字档案登记备份中心。市、县两级国家综合档案馆要根据电子文件和数字档案登记备份中心的相关建设规范要求，依托馆建筑和数字档案馆平台，加快电子文件和数字档案登记备份中心建设。同时，市、县两级国家综合档案馆应当根据国家容灾备份的要求，在馆际间建立异地备份库。

2、做好进馆单位电子文件和数字档案登记备份工作。在全面登记的基础上，各县（市、区）每年完成10％以上进馆单位电子文件和数字档案的移交备份工作，优先开展涉民单位重要电子业务数据、数字档案的移交备份工作。

3、全面开展重点建设项目档案登记备份工作。根据发展和改革部门公布的县级以上重点建设项目名单，制定本级重点建设项目档案登记认证工作计划；抓好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，市档案局对市级以上政府投资项目的档案实施登记备份。各县、市、区档案局应根据档案登记备份工作总体要求，结合本地实际，确定重点建设项目档案登记备份的具体范围，有序开展重点建设项目的档案登记备份工作。

4、积极推进机关，团体、企事业单位数字档案室建设。各级机关、团体、企事业单位应按照《电子文件管理暂行办法》、《浙江省关于加强电子文件管理工作的实施意见》、《温州市委市政府关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》等文件要求加强本单位电子文件的归档和管理，做好重要传统载体档案（包括纸质、声像、照片等）的数字化转换工作，为开展档案登记备份工作打下基础。部署开展全市机关、团体、国有企业事业单位开展示范数字档案室和规范化数字档案室创建活动。全市每年争创25家以上示范性数字档案室。 “十二五”末全市60％以上的机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室。

5、拓展其他领域相关档案登记备份工作。有重点地指导开展国有企业、科技文化事业单位的档案登记备份工作，积极引导开展民营企业、社会自治组织以及重要人物形成的重要电子文件和数字档案登记备份工作。

（二）2010年的主要工作任务：

根据“十二五”总体任务，2010年重点完成以下任务：

1、建立登记备份中心。各县（市、区）要力争在年内建立起档案登记备份中心。

2、开展首批电子文件和数字档案登记备份工作。所有纳入必须登记范围的机关、团体、国有企事业单位必须在各级档案行政管理部门指定的时间内进行首次登记。在各县（市、区）档案行政管理部门登记认证的基础上，对各单位分批开展电子文件和数字档案的移交备份工作。选择3个以上涉及民生的单位，具体开展本级档案登记备份工作。市本级及县（市、区）启动2—3个涉民行业、系统（如民政、卫生、建设、人力资源和社会保障等）有关婚姻、救助、社保、医保、公积金、新农合等民生领域的档案登记备份工作，建立一批民生档案登记备份数据库；各地选择5—10家已实施办公自动化的机关单位开展电子公文登记备份工作。

3、启动全市县级以上重点建设项目的档案登记备份工作。各级档案馆要重新修订重点建设项目档案接收范围，制定重点建设项目档案登记认证工作计划，完成今年档案专项验收的、列入本级档案馆接收范围的重点建设项目档案移交备份工作。

4、积极推进企业档案登记备份工作。加大宣传力度，鼓励企业将专利、品牌、信用、产品信息、客户资料、企业文化等档案向档案部门进行登记备份。在能源等行业开展企业档案登记备份试点。

5、创建一批示范数字档案室。按照《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）建设标准》（浙档发〔2009〕55号）要求，开展数字档案室建设。全市创建25家以上示范性数字档案室，15％以上单位完成近三年室藏重要档案（永久、长期或30年以上保管期限）的数字化转换工作。同时，创建一批示范数字档案室和规范化数字档案室。

三、档案登记备份的范围、报送形式、工作内容和管理机构及职责

（一）范围

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入档案登记备份范围的档案包括：

一是法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

二是相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各级业务主管机关、人民团体及下属的二三级单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案或电子数据（主要包括人力资源和社会保障系统、城乡住房和建设系统、医疗卫生系统、教育系统、民政系统、农林系统、环保系统、工商系统、质监系统、食品药品监督系统、安全生产监督系统、国土系统及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据），以及国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数据档案。（2）重点建设项目领域。重点是由县级以上重点建设项目的对国家和社会具有长久保存价值的档案。

三是在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的基础上，根据需要选择对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记备份。

四是国家和省其他另有规定的，依照有关规定执行。

（二）档案数据报送形式

主要有三种数据形式：

一是电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。电子业务数据（库）是档案登记备份工作的重点，应依据各主管部门的不同业务需求与安全保障条件具体制定数据安全备份频率，采取实时或定期（如间隔一周或以上）的移交备份方式。

二是电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元素据和机读目录等）。

三是传统档案的数字化成果。指各单位传统档案经数字化转换后的数据成果（包括全文和机读目录等）。各单位应根据省档案局印发的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕4 3号）、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档〔2007〕4号）等文件规定，首先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换，为下一步开展移交备份工作打好基础。

（三）工作内容

一是登记认证。即由档案行政管理部门对本行政区域范围内有重要保存价值的电子文件和数字档案的形成、积累、安全管理等情况，通过登记方式进行监管；根据登记信息，对各单位电子文件和数字档案的移交备份时间、范围等进行确认。

二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，集中对本区域内经过登记认证的电子文件和数字档案进行安全备份和规范管理，以便在形成单位发生档案安全事故、真实性纠纷等情况时，经申请由中心提供档案数据恢复和档案证据保全服务。

（四）管理机构及职责

各单位应当加强对本单位档案登记备份工作的领导，统筹规划，建立制度、明确职责，加强单位内部的组织协调与配合。各单位档案部门主要负责档案登记备份工作的日常管理，指导做好电子文件（包括电子业务数据、电子公文等）的长久安全保存工作；技术部门与信息中心负责网络、设备与应用系统的技术支撑；保密部门负责涉密电子文件和数字档案的保密监督管理。

四、档案登记备份工作的方式、时间和程序

根据电子文件和数字档案成果形式的不同，其档案登记备份工作的方式、时间和程序分别如下：

（一）电子业务数据

1、方式

（1）登记认证方式：以在线登记认证的方式，按规定填报档案登记备份管理登记表和载体（数据包）目录等信息。目前暂不具备在线登记认证条件的，可采用光盘报送方式。

（2）数据备份方式：根据各专业主管单位不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份策略（完全备份、增量备份、差异备份等）和频率，并采用在线和离线相结合的存储备份方式（一般采用磁盘阵列、磁带库等进行分级存储）。报送单位应负责备份数据的真实性、完整性和安全性；档案登记备份中心应负责确保移交备份的原始性和安全性。电子业务数据备份严格控制使用，仅用于移交单位的数据安全恢复和真实性认证。备份数据的可读性和是否需要加密，可根据移交单位实际需求（如涉密情况等）由双方协商确定。

2、时间

电子业务数据登记认证和数据备份的时间可同步进行，一般每年至少一次以上。市档案登记备份中心可依据业务信息管理系统的数据安全需求与各单位协商确定，如对于数据变动频繁的，可每天备份；对于数据变动一般的，可每周、每月或每季备份。

3、程序

（1）报送

各单位应根据国家和省有关规定，指定专门机构负责向所在区域的档案登记备份中心报送本单位《电子文件和数字档案登记备份管理表》（见附件1）和《电子业务数据备份载体（数据包）登记目录》（见附件2）。其中属于国家秘密的电子业务数据按照国家有关保密规定进行报送。

（2）受理、审核、确认

档案登记备份中心根据各单位报送的登记信息，结合国家、省电子文件管理有关规定和电子业务数据登记备份范围的要求，及时进行受理、审核并确认。对符合规定的登记信息（目录）反馈确认书，确定今后需移交备份的电子业务数据（系统），指导各单位做好安全备份的前期准备工作；对登记信息（目录）不符合规定或实际情况的，暂不予确认，提请该单位修改补充后再次报送。

（3）移交备份

档案登记备份中心根据已确认的备份范围，制定移交备份单位序列和工作计划，分批选择重要的、现实利用价值较高的、条件较成熟的单位先行开展电子业务数据的移交备份工作。移交时双方应办理交接手续，填写《电子文件和数字档案移交、接收检验登记表》（见附件7）。

（二）电子公文

1、方式

（1）登记认证方式：以在线登记认证和光盘报送相结合的方式，按规定填报档案登记备份管理登记表、载体(数据包)目录和文件目录等相关信息。

（2）电子公文的移交备份方式按照《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》（浙档〔2006〕56号）的要求进行。

2、时间

（1）各单位每年进行一次登记认证，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记认证。

（2）电子公文的移交备份时间按照《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》（浙档〔2006〕56号）的要求进行。

3、程序

（1）报送

各单位应根据国家和省有关规定，指定专门机构负责向在区域的档案登记备份中心报送本单位《电子文件和数字档案登记备份管理表》和《电子公文登记目录明细表》（见附件4）。已按规定开展电子公文归档（备份）的单位，应同时报送《电子文件和档案数字化成果备份或归档载体（数据包）登记目录》（见附件3）。其中属于国家秘密的电子公文按照国家有关保密规定进行报送。

（2）受理、审核、确认

档案登记备份中心对各单位报送的登记信息，结合国家档案局8号令规定和电子文件归档、管理有关要求，及时进行受理、审核并确认。对符合规定的电子公文登记目录反馈确认书；对不符合规定的暂不予确认，提请该单位修改补充后再次报送。

（3）移交备份

根据确认的登记信息，各单位于规定时间内向档案登记备份中心移交备份具有重要保存价值的电子公文。移交时双方应办理交接手续，并填写《电子文件和数字档案移交、接收检验登记表》

（三）科技电子文件

1、方式

（1）登记认证方式：以在线登记认证和光盘报送相结合的方式。按规定填报档案登记备份管理登记表、载体（数据包）目录和文件目录等相关信息。

（2）数据备份方式：采用一次写光盘或活动硬盘等存储介质脱机保存后备份至档案登记备份中心。各单位应保证移交数据内容的真实性、完整性和可读性。

2、时间

（1）各单位每年进行一次登记认证，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的科技电子文件的登记认证。

（2）数据备份的时间应在科技电子文件办理完毕后定期进行。具体时间可视工程项目期限的长短由档案登记备份中心确定。

3、程序

（1）报送

各单位应根据国家和省有关规定，指定专门机构负责向所在区域的档案登记备份中心报送本单位《电子文件和数字档案登记备份管理表》和《科技电子文件登记目录明细表》（见附件5）。已按规定开展科技电子文件归档（备份）的单位，应同时报送《电子文件和档案数字化成果备份或归档载体（数据包）登记目录》。其中属于国家秘密的科技电子文件按照国家有关保密规定进行报送。

（2）受理、审核、确认

档案登记备份中心对各单位报送的登记信息，对照重点建设项目、科技档案等有关文件材料归档范围的规定，及时进行受理、审核并确认。对符合规定的科技电子文件登记目录反馈确认书：对不符合规定的暂不予确认，提请该单位修改补充后再次报送。

（3）移交备份

根据确认的登记信息，各单位于规定时间内向档案登记备份中心移交备份具有重要保存价值的科技电子文件。移交时双方应办理交接手续，并填写《电子文件和数字档案移交、接收检验登记表》

（四）传统档案的数字化成果

1、方式

（1）登记认证方式：以在线登记认证和光盘报送相结合的方式，按规定填报档案登记备份管理登记表、载体（数据包）目录和文件目录等相关信息。

（2）数据备份方式：参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或活动硬盘等介质再备份至档案登记备份中心。各单位应保证移交数据内容的真实性、完整性和可读性。

2、时间

（1）传统档案数字化成果登记认证和数据备份的时间可同步进行，各单位每年一次，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的数字化成果的登记认证和移交备份。

3、程序

（1）报送

各单位应根据国家和省有关规定，指定专门机构负责向所在区域的档案登记备份中心报送本单位《电子文件和数字档案登记备份管理表》、《电子文件和数字档案备份或归档载体（数据包）登记目录0、《档案数字化成果登记目录明细表》（见附件6）。其中属于国家秘密的档案数字化成果按照国家有关保密规定进行报送。

（2）受理、审核、确认

档案登记备份中心对各单位报送的登记信息，结合国家档案局8号令规定和各单位档案实体形成、保管情况，及时进行受理、审核并确认，对符合规定的档案数字化成果登记目录反馈确认书；对不符合规定的暂不予确认，提请该单位修改补充后再次报送。

（3）移交备份

根据确认的登记信息，各单位于规定时间内向档案登记备份中心完成具有重要保存价值的传统档案数字化成果的移交备份工作。移交时双方应办理交接手续，并填写《电子文件和数字档案移交、接收检验登记表》

对于县级以上重点建设项目重要档案的数字化成果的登记备份要求按照有关浙江省重点建设项目档案登记备份规定执行。

五、保障措施

（一）加强组织领导。各县（市、区）党委和政府要根据省“两办”《通知》精神，建立由分管领导挂帅的登记备份制度实施工作领导小组，把开展电子文件和数字档案登记备份工作摆上议事日程，加强领导，统筹协调，及时解决有关问题，并制定本地区档案登记备份工作实施方案，确保实施工作取得实效；加大对档案登记备份工作实施情况的督查和考核力度，争取纳入政府工作考核。

各级档案行政管理部门要按照省档案登记备份工作总体部署，切实抓好对本地区电子文件和数字档案登记备份工作的组织实施；并加强对各机关、团体、国有企事业单位实施情况的督查和指导。各级机关、团体、国有企事业单位要大力支持，密切配合，确保完成本部门、本单位电子文件和数字档案登记备份工作任务。

（二）加大经费投入。各级政府要加大对档案登记备份工作的投入和补助力度，统筹档案信息化建设、抢救保护补助等各项经费，将本级国家综合档案馆电子文件和数字档案登记备份中心建设，以及列入登记备份范围的各行政事业单位所需工作经费列入同级财政预算，为开展电子文件和数字档案登记备份工作提供必要的资金保障。

（三）完善工作机制。各级相关主管部门要把档案登记备份工作纳入相关主管部门的工作规划和检查内容。各级档案行政管理部门要把档案登记备份工作纳入档案工作相关认定、验收、年检和业务考核；注重加强部门合作，积极吸引社会力量参与，形成各系统、各部门和社会各界力量共同参与的良性工作格局；积极开展档案登记备份工作相关培训，加大档案信息技术专业人才的培养力度。各级档案登记备份中心应配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等专业人才；制定、完善相关业务规范，引导、推进档案登记备份中心规范化建设。

附件1：

电子文件和数字档案登记备份管理表

填报单位（盖章）：填报日期：